Новые требования к исполнительной документации для СЭД «ДЕЛО» 12.1: изменения в законодательстве

Тема новых требований к исполнительной документации для СЭД «ДЕЛО» 12.1 крайне актуальна в свете динамичного развития электронного документооборота (ЭДО) в России. За последние годы наблюдается стремительный рост популярности систем электронного документооборота (СЭД). В 2023 году 95% передаваемых счетов фактур, не отнесённых к гостайне, и 70% транспортных и товарных накладных должны были перейти в электронный формат. [1]

Одновременно с этим, законодательство в сфере ЭДО постоянно совершенствуется, что, с одной стороны, приводит к повышению юридической силы электронных документов, с другой – требует от организаций постоянного обновления и настройки своих СЭД, чтобы они соответствовали новым требованиям.

В связи с этим, особенно важно разобраться с новыми требованиями к документации в СЭД «ДЕЛО» 12.1, уяснить, какие изменения в законодательстве влияют на использование этой системы, и как адаптировать работу с ней, чтобы обеспечить бесперебойное и правомерное ведение документооборота.

[1] Все, что вы хотели знать о СЭД и переходе на электронный документооборот в этой статье.

Изменения в законодательстве, касающиеся СЭД

В последние годы наблюдается активное изменение законодательства в сфере электронного документооборота (ЭДО). Это связано, во-первых, с общей тенденцией цифровизации государственного управления и бизнеса в России. Во-вторых, с повышением требований к безопасности и юридической силе электронных документов.

Ключевые законодательные акты, регулирующие СЭД, включают:

• Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ “Об электронной подписи” [1]. Этот закон устанавливает правовой режим электронной подписи и определяет ее юридическую силу. В 2023 году в него были внесены изменения, касающиеся машиночитаемых доверенностей (МЧД). С 1 сентября 2023 года МЧД стали обязательными для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц. [2]
• Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг” [3]. Этот закон регулирует предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде. Он требует от органов государственной власти и местного самоуправления внедрения СЭД и обеспечения возможности получения услуг в электронном виде.
• Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 667/233 “Об утверждении формата (схемы) обмена электронными документами с использованием межведомственного электронного документооборота” [4]. Этот приказ устанавливает новые требования к формату обмена электронными документами в межведомственном электронном документообороте (МЭДО).

Все эти законодательные акты создают правовую основу для развития СЭД в России и влияют на новые требования к документации в СЭД “ДЕЛО” 12.1.

[1] Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ “Об электронной подписи”

[2] МЧД станут обязательными для индивидуальных предпринимателей и юридических лиц с 1 сентября 2023 года.

[3] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ “Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг”

[4] Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 667/233 “Об утверждении формата (схемы) обмена электронными документами с использованием межведомственного электронного документооборота”

Новые требования к документации в СЭД «ДЕЛО» 12.1

Внедрение СЭД «ДЕЛО» 12.1 требует строгого соблюдения новых требований к документации, обусловленных изменениями в законодательстве. Эти требования касаются форматов электронных документов, процедур подписания и хранения, а также юридической силы электронных документов.

Требования к форматам электронных документов

Одним из ключевых изменений в законодательстве, касающихся СЭД, являются новые требования к форматам электронных документов. Эти требования направлены на обеспечение унификации и совместимости документов, а также на упрощение их обработки и хранения.

В частности, Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 667/233 “Об утверждении формата (схемы) обмена электронными документами с использованием межведомственного электронного документооборота” [1] устанавливает новые стандарты для обмена электронными документами в межведомственном электронном документообороте (МЭДО).

С учетом этих изменений СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать работу с следующими форматами электронных документов:

Важно отметить, что переход на новые форматы документов может потребовать от организаций дополнительных усилий по адаптации своих систем и процессов работы с документами.

[1] Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 667/233 “Об утверждении формата (схемы) обмена электронными документами с использованием межведомственного электронного документооборота”

Подписание электронных документов

Подписание электронных документов – один из важнейших аспектов обеспечения их юридической силы. В соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ “Об электронной подписи” [1], электронные документы могут подписываться с использованием различных видов электронных подписей:

СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать возможность подписи электронных документов с использованием всех видов электронных подписей. Важно отметить, что для подписи документов с использованием УКЭП необходимо иметь квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП), выданный аккредитованным центром сертификации.

Кроме того, СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать безопасное хранение и доступ к электронным подписям, а также обеспечивать соответствие процедуры подписания электронных документов законодательству.

[1] Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ “Об электронной подписи”

Юридическая сила электронных документов

Вопрос о юридической силе электронных документов является ключевым в контексте перехода на СЭД “ДЕЛО” 12.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации электронные документы приравниваются к бумажным документам при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) [1].

Однако необходимо учитывать ряд нюансов, связанных с обеспечением юридической силы электронных документов в СЭД “ДЕЛО” 12.1:

• Соблюдение требований к формату и содержанию документов. Электронный документ должен соответствовать установленным стандартам и требованиям к формату и содержанию (например, приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 667/233 “Об утверждении формата (схемы) обмена электронными документами с использованием межведомственного электронного документооборота” [2]).
• Правильное использование УКЭП. Должны быть соблюдены все правила подписи документов с использованием УКЭП, включая использование квалифицированного сертификата электронной подписи (КЭП), выданного аккредитованным центром сертификации.
• Сохранение целостности и аутентичности документа. Электронный документ должен быть защищен от несанкционированного доступа, изменения и удаления. СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать сохранение целостности и аутентичности документов в соответствии с законодательством.
• Наличие доказательств подлинности документа. В случае спорных ситуаций необходимо иметь возможность доказать подлинность электронного документа. СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать возможность получения доказательств подлинности документа, например, в виде журнала подписи и истории изменений.

Важно отметить, что обеспечение юридической силы электронных документов в СЭД “ДЕЛО” 12.1 является комплексной задачей, которая требует не только соблюдения законодательства, но и внедрения эффективных процессов работы с документами, и использования современных технологий защиты информации.

[1] Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ “Об электронной подписи”

[2] Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 667/233 “Об утверждении формата (схемы) обмена электронными документами с использованием межведомственного электронного документооборота”

Соответствие СЭД «ДЕЛО» 12.1 законодательству

Соответствие СЭД “ДЕЛО” 12.1 законодательству является критическим фактором для организаций, использующих ее для ведения документооборота. Несоблюдение законодательных требований может привести к штрафам, отказу в принятии документов и другим негативным последствиям.

Чтобы обеспечить соответствие СЭД “ДЕЛО” 12.1 законодательству, необходимо учитывать следующие аспекты:

• Соблюдение требований к форматам электронных документов. СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать работу с форматами электронных документов, соответствующими установленным стандартам и требованиям, в том числе с форматами, определенными в Приказе Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 667/233 “Об утверждении формата (схемы) обмена электронными документами с использованием межведомственного электронного документооборота” [1].
• Обеспечение безопасности и целостности хранения электронных документов. СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать надежное хранение электронных документов в соответствии с требованиями законодательства о защите информации, включая защиту от несанкционированного доступа, изменения и удаления.
• Обеспечение правомерного использования электронных подписей. СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать правомерное использование электронных подписей, включая соблюдение всех правил подписи документов с использованием УКЭП.
• Создание и ведение электронного архива в соответствии с требованиями законодательства. СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать возможность создания и ведения электронного архива в соответствии с требованиями законодательства, включая установление сроков хранения документов, обеспечение доступа к архиву и сохранение целостности архивных данных.
• Обеспечение соответствия процесса работы с документами требованиям законодательства. СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать соответствие всех процессов работы с документами, включая согласование, утверждение, отправку и хранение, требованиям законодательства.

Организации, использующие СЭД “ДЕЛО” 12.1, должны регулярно проводить аудит соответствия системы законодательству и при необходимости вносить изменения в настройки и процессы работы с документами.

[1] Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 667/233 “Об утверждении формата (схемы) обмена электронными документами с использованием межведомственного электронного документооборота”

Преимущества использования СЭД «ДЕЛО» 12.1

Несмотря на новые требования к документации в СЭД “ДЕЛО” 12.1, связанные с изменениями в законодательстве, эта система обладает рядом неоспоримых преимуществ, делающих ее привлекательной для организаций, стремящихся оптимизировать свой документооборот и соответствовать современным стандартам.

Ключевые преимущества СЭД “ДЕЛО” 12.1:

• Автоматизация процессов работы с документами. СЭД “ДЕЛО” 12.1 позволяет автоматизировать многие процессы работы с документами, такие как создание, согласование, утверждение, отправка, хранение и поиск документов. Это позволяет сэкономить время и ресурсы, уменьшить риск ошибок и повысить эффективность работы.
• Унификация процессов документооборота. СЭД “ДЕЛО” 12.1 помогает унифицировать процессы документооборота в организации, что позволяет упростить работу сотрудников и снизить риск несогласованности действий.
• Повышение прозрачности и контроля документооборота. СЭД “ДЕЛО” 12.1 позволяет отслеживать движение документов, контролировать сроки исполнения задач, а также получать отчеты о деятельности сотрудников. Это позволяет повысить прозрачность и контроль документооборота.
• Улучшение взаимодействия с партнерами и клиентами. СЭД “ДЕЛО” 12.1 обеспечивает возможность обмена документами с партнерами и клиентами в электронном виде, что упрощает взаимодействие и сокращает время обработки документов.
• Соответствие законодательству. СЭД “ДЕЛО” 12.1 разработана с учетом требований законодательства Российской Федерации и обеспечивает возможность создания и ведения электронного архива в соответствии с установленными правилами.

В целом, СЭД “ДЕЛО” 12.1 представляет собой мощный инструмент для оптимизации документооборота и обеспечения его соответствия современным стандартам и требованиям законодательства.

Развитие СЭД в России продолжается динамичными темпами. Новые требования к исполнительной документации для СЭД “ДЕЛО” 12.1, обусловленные изменениями в законодательстве, являются неотъемлемой частью этого процесса. В будущем ожидается еще большее совершенствование законодательства в сфере ЭДО, что будет стимулировать развитие СЭД и повышать требования к ним.

К ключевым тенденциям развития СЭД в будущем можно отнести:

• Повышение уровня безопасности и защиты информации. С увеличением объема и значимости цифровой информации будут повышаться требования к безопасности СЭД. Это будет выражаться в усилении систем шифрования, контроля доступа и защиты от кибератак.
• Развитие искусственного интеллекта (ИИ) в СЭД. ИИ будет использоваться для автоматизации все большего числа процессов, связанных с обработкой документов, например, для распознавания текста, классификации документов, автоматического согласования и одобрения.
• Интеграция СЭД с другими системами. СЭД будут интегрироваться с другими системами управления, такими как системы управления отношениями с клиентами (CRM), системы управления проектами (PM), и другими бизнес-приложениями. Это позволит создать единую информационную систему и упростить обмен данными между разными подразделениями и организациями.
• Развитие облачных СЭД. Облачные СЭД будут становиться все более популярными благодаря своей доступности, гибкости и относительной недороговизне. экспертное

В целом, будущее СЭД обещает быть ярким и динамичным. Новые технологии и законодательные изменения будут стимулировать развитие СЭД и способствовать их интеграции в современный бизнес.

Таблица ниже представляет краткий обзор ключевых законодательных актов, регулирующих сферу электронного документооборота (ЭДО) в России и влияющих на новые требования к исполнительной документации для СЭД “ДЕЛО” 12.1:

Важно отметить, что это только некоторые из законодательных актов, влияющих на работу с СЭД “ДЕЛО” 12.1. Для полного понимания требований к исполнительной документации необходимо изучать и другие законодательные акты и нормативные документы, относящиеся к конкретной сфере деятельности организации.

Сравнительная таблица ниже поможет вам оценить ключевые изменения в требованиях к документации в СЭД “ДЕЛО” 12.1, связанные с изменениями в законодательстве.

Как видно из таблицы, новые требования к документации в СЭД “ДЕЛО” 12.1 значительно строже, чем предыдущие. Это связано с необходимостью обеспечения юридической силы электронных документов, повышения уровня безопасности и защиты информации.

FAQ

Вопрос: Какие новые требования к форматам электронных документов в СЭД “ДЕЛО” 12.1 введены законодательством?

Ответ: Новые требования к форматам электронных документов в СЭД “ДЕЛО” 12.1 направлены на унификацию и совместимость документов, а также на упрощение их обработки и хранения. В частности, Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 667/233 “Об утверждении формата (схемы) обмена электронными документами с использованием межведомственного электронного документооборота” [1] устанавливает новые стандарты для обмена электронными документами в межведомственном электронном документообороте (МЭДО). С учетом этих изменений СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать работу с следующими форматами электронных документов: XML, PDF, DOC(X), XLS(X), PPT(X), TXT.

Вопрос: Что изменилось в процедуре подписи электронных документов в СЭД “ДЕЛО” 12.1?

Ответ: В соответствии с законодательством Российской Федерации для обеспечения юридической силы электронных документов требуется использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать возможность подписи электронных документов с использованием УКЭП. Для подписи документов с использованием УКЭП необходимо иметь квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП), выданный аккредитованным центром сертификации.

Вопрос: Как обеспечить юридическую силу электронных документов в СЭД “ДЕЛО” 12.1?

Ответ: Для обеспечения юридической силы электронных документов в СЭД “ДЕЛО” 12.1 необходимо соблюдать ряд условий:

• Соблюдение требований к формату и содержанию документов. Электронный документ должен соответствовать установленным стандартам и требованиям к формату и содержанию.
• Правильное использование УКЭП. Должны быть соблюдены все правила подписи документов с использованием УКЭП.
• Сохранение целостности и аутентичности документа. Электронный документ должен быть защищен от несанкционированного доступа, изменения и удаления.
• Наличие доказательств подлинности документа. В случае спорных ситуаций необходимо иметь возможность доказать подлинность электронного документа.

Вопрос: Какие новые требования к хранению электронных документов в СЭД “ДЕЛО” 12.1 введены законодательством?

Ответ: СЭД “ДЕЛО” 12.1 должна обеспечивать создание и ведение электронного архива в соответствии с требованиями законодательства, включая установление сроков хранения документов, обеспечение доступа к архиву и сохранение целостности архивных данных.

Вопрос: Как обеспечить безопасность документооборота в СЭД “ДЕЛО” 12.1?

Ответ: Для обеспечения безопасности документооборота в СЭД “ДЕЛО” 12.1 необходимо внедрить эффективные системы безопасности, обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа, изменения и удаления документов.

[1] Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 667/233 “Об утверждении формата (схемы) обмена электронными документами с использованием межведомственного электронного документооборота”